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    文学院档案管理
    时间:2009-04-20 来源:文学院 作者:文学院 点击率:

    一、 教学档案管理工作的重要性

    院系是高校学科建设、专业建设和人才培养的重要载体,是教学工作运行及管理的基本单位。院系教学档案是各院系在多年的教学实践中逐渐积累形成的系列原始材料,它是衡量院系教学质量、学术水平、管理水平的重要凭证。文学院的教学档案则是记录了我们文学院整个办学过程中的教学活动的真实情况,反映了文学院办学的历史、发展、变化的全过程。因此,搞好教学档案的管理,它对于搞好文学院的教学工作(包括教学基本建设、教学改革和教学管理),甚至对搞好全校的工作,都具有十分重要的意义。这主要表在以下几方面。

    1、为师生员工提供真实的历史资料,为教师进行教学改革提供借鉴

    2、为领导决策提供依据;

    3、为教育评估和教学评价提供真实的原始资料;

    二、教学档案包含的内容

    教学档案是指教师、学生、教学管理人员在日常的教学活动、教学建设、教学改革、教学管理(包括教育评估和教学评价)等活动中形成的具有保存价值的文字、图片、录音、录像等文件资料。教学档案管理工作不是简单地把有关教学的材料收集、装订起来,而是要按照一定的科学管理方法 对这些资料进行收集、整理、分类、归档、保管和使用。属于教学档案的有以下几方面的内容:

    1、上级主管部门下发的有关教学工作的重要文件;

    2、学院下发的有关教学工作的重要文件;

    3、文学院各专业的教学规划、教学大纲、教学计划、课程设置等基本教学文件和规章制度等教学管理文件;

    4、 教材:包括教师自编的教材及讲义的目录、每学期各年级、各专业教材征订单;

    5、 教学资料:课程安排表、考试安排表、每学期各门课程期末考试试卷及答案、学生的答卷、补考和重修试卷、教学实习的各种材料、毕业论文、教师批改的学生作业和各种教学活动及评价材料;

    6、 文学院学年教学工作计划及总结、各教研室工作计划及总结;

    7、 新生入学名单、学籍变动后的名单、学生考试违纪、作弊的记录等;

    8、 文学院各年级、各专业学生期末成绩登记表、补考和重修成绩表;

    9、督导听评课记录、教师科研成果

    10、学生社会实践活动记录

    三、 如何搞好文学院教学档案的管理工作

    1、收集

    文学院的档案管理也是经历了从最初的无意识到现在的自觉、有意识的发展过程。对档案工作的内容及其重要性的认识,最初我们的工作人员也不是很清楚,只是凭着本能做一些有关教学资料的保存工作。从2000年开始我们才开始有意识的收集教学档案,特别是学院开展评建工作以来,更是依据国家本科教学水平评估方案为依据,在日常工作中注意收集有关教学工作(包括教学基本建设、教学改革和教学管理)与教学研究活动中产生的具有保存价值的材料。比如:文学院各专业的教学规划、教学大纲、教学计划、课程设置等基本教学文件和规章制度等教学管理文件;每学期各年级、各专业教材征订单;教学资料:课程安排表、考试安排表、每学期各门课程期末考试试卷及答案、学生的答卷、补考和重修试卷、教学实习的各种材料、毕业论文、教师批改的学生作业和各种教学活动及评价材料;文学院学年教学工作计划及总结、各教研室工作计划及总结等等,从时间的延续性、资料的完整性方面都做的事比较好的,能够从中看出文学院整个教学环节的发展历程。

    2、整理

    整理在教学档案管理中占重要的地位,它是搞好档案管理工作的基本保证。对收集来的资料,要进行整理,而在档案的整理过程中一定要规范。在本次的档案整理中,依据国家教育部评建指标体系,对能归到指标体系下的材料尽量集中,以方便查阅,对无法归入体系而有与教学活动密切相关的材料,则作为评建的支撑材料,做好目录。由于整理工作是一项经常性的工作,需要花费很多的时间,而我们的工作人员都是兼职的档案管理人员,所以要抽时间来进行档案的整理工作,任务是相当繁重的。

    3、保管

    文学院的档案管理做的比较好的另一个原因,是近十几年来文学院教学资料的管理具有相对稳定的兼职管理人员。他们在工作中能妥善保管好教学档案,分门别类排列整齐,为本次全面整理档案点定了良好的基础。

    四、存在的不足

    1、按国家规定的原则、标准和要求,对教学档案的科学价值、历史价值、使用价值等进行鉴定后,确定其保管期限(永久、长期、短期)

    2、教学档案管理的目的是服务,通过各种方式为教学工作、教学研究和管理部门服务,为各级领导、各位教师服务。目前这方面的工作做得还不是很好,甚至可以说没有做。

    3、硬件方面的不足。

    五、对今后档案管理工作的一点建议

    1、要重视档案管理工作

    教学档案的管理工作是文学院乃至学校各项工作中不可缺少的一项重要工作,它真实地记录了我们教学方面的历史资料,为教学工作提供了真实可靠的原始数据和凭证,也为今后的教学评估工作提供依据,所以一定要重视这项工作。在适当的时候,建议学校要对档案管理人员进行必要的培训,提高教学档案管理人员的业务水平,要制定档案管理工作制度,包括档案管理的岗位职责、工作范围、内容等,以利于工作人员在日常工作中随时都可以做好档案管理工作。

    2、要有高度的责任感和强烈的事业心

    档案管理工作是一项默默无闻的工作,教学档案管理人员是普普通通的工作人员,且工作性质就是要服务于领导、教师、学生及其他有关人员等,而且我们很多的档案管理人员都是兼职,工作量很大很辛苦。因此,这就要求我们从事档案管理工作的人员必须具备有为学校发展负责的高度政治责任感和强烈的事业心,要有奉献精神,要不断提高自己的思想素质和业务水平。

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